Workflow und Daten-Management

Im Forum kam eine Frage bezüglich der Organisation von Daten auf.

Um die Antwort im Forum nicht zu lang werden zu lassen und die Information besser zugänglich zu machen (und auch deutschen Lesern zur Verfügung zu stellen), werden die Hinweise in diesem Beitrag zusammengefasst.

Dieser Beitrag ist auch eine Ergänzung zu dem Beitrag “MegaZine3 Varianten und Ordnerstrukturen” (siehe den letzten Absatz “Ordnerstrukturen”).

mz3Tool: OUT Pfad, Destination Ordner

Alle Daten zu einem Mz3 Titel werden in einem speziellen Ordner gespeichert: _mz3Data.
In diesem werden Unterordner angelegt, in denen Konfigurationsdaten gespeichert werden; z.B. im Unterordner configData:

Andere Unterordner nehmen Mz3 Titel spezifische Daten auf:

  • Zusätzliche  “Elemente”, also Video, Audio und Bilddateien; getrennt über den Namen des Mz3 Titels (im Unterordner contentData)
  • Alle Mz3 Titel Daten werden in eigenen Unterordnern gespeichert: konvertierte PDF Seiten, die mz3 Datei, der Suche Index, Thumbnails, … (im Unterordner offlinePackage)
  • Alle Daten, die zur Nutzung im Internet an einen Server übertragen werden müssen. Alle Mz3 Titel teilen sich dabei eine Kopie der MegaZine3 Software (im Unterordner onlinePackages)
  • Daten für die Verteilung als “Offline Package” werden als ZIP Datei je Mz3 Title im Unterordner zippedMz3Titles gespeichert.

Der Basispfad (OUT Ordner, Destination Pfad: Der Ordner, in dem der _mz3Data Unterordner angelegt wird) wird standardmäßig auf den Ordnerpfad gesetzt, in dem sich die PDF Datei befindet. Der Pfad kann manuell nach Belieben angepasst werden.

Diese Struktur bietet alle Freiheiten für eine persönliche Organisation der Daten. Hier einige typische Anwendungsfälle.

Anwendungsfall: Alle Mz3 Titel in eigenen Ordnern

Um Mz3 Titel nicht zu “mischen”, können PDF Dateien in eigenen Ordnern abgelegt werden:
Ein Ordner – eine PDF Datei.

Der Anwender kann die passende Ordnerstruktur frei wählen.

Beispiel: Versions Management

Sollen unterschiedliche Versionen verwaltet werden, sollte ein Basisordner angelegt werden, der so heißt wie die PDF Datei. Unterhalb dieses Ordners können dann die Versionsordner angelegt werden: Je Version ein eigener Ordner mit der Versionsnummer/dem Versionsnamen; alle auf derselben Ebene im Basisordner.

Die PDF Dateien der unterschiedlichen Versionen können alle den gleichen Namen haben, oder auch die Versionskennung zusätzlich im Namen. Die Trennung erfolgt durch die Versionsordner.

mz3Tool erstellt standardmäßig _mz3Data Unterordner in jedem Versionsordner, und verwaltet damit die Daten der Versionen total getrennt. Der “OUT Pfad” muss nicht angepasst werden.

Sobald man fertig ist und die “goldene” Version erstellt hat, kann die entsprechende PDF-Datei zusammen mit dem _mz3Data Ordner in den Basisordner verschoben/kopiert werden.

Mit dieser Strategie können Versionen leicht getrennt aufbewahrt und verwaltet (z.B. gelöscht) werden.

Verwaltung von Magazinen und Katalogen

“Ähnliche” PDF Dateien, wie z.B. Ausgaben desselben Magazins oder Neuauflagen von Katalogen (z.B. je Jahreszeit) können in einem Ordner mit dem Namen des Magazins/Katalogs abgelegt werden.

Verwaltung vieler Bücher

Auch Bücher und ganze Bibliotheken können auf diese Wiese verwaltet werden. Man kann sich z.B. an Ordnungsstrukturen von Büchereien/Bibliotheken anlehnen und diese als Ordnerstruktur nachbilden.

Zusammenfassung “getrennte Verwaltung”

Es gibt gute Gründe, PDF Dateien getrennt abzulegen: einfacher zu verwalten und eine Versionspflege zu organisieren. Jeder Unterordner enthält im eigenen  _mz3Data Ordner alle Daten der jeweiligen Version.
Auch die Konfigurationsdaten sind nach Versionen getrennt. Seiteneffekte und ungewünschte Auswirkungen auf andere Versionen wird vermieden. Allerdings ist dies mit einem höheren Aufwand verbunden: Alle Parameter müssen jeweils komplett eingegeben werden. Es sei denn, der configData Ordner wird kopiert 😉

Anwendungsfall: MZ3 Titel kombinieren

Die PDF Dateien können sich auch alle in demselben Ordner befinden.

Wird der Standardpfad für “OUT”/Destination akzeptiert, wird nur ein _mz3Data Ordner erstellt.

Die allgemeinen Konfigurationsdaten, d.h. alle Konfigurationsdateien im Ordner configData, werden für alle Mz3 Titel genutzt. Dies hat einige Vorteile:

  • Parameter müssen nur einmal festgelegt werden. Jeder Mz3 Titel der anschließend neu erstellt wird (über “Create”) verwendet dann diese Parameter und alle Mz3 Titel haben dasselbe Aussehen/Verhalten.
  • Online Packages teilen sich eine Kopie der MegaZine3 Software.
    Dabei werden Mz3 Titel über den Namen der Index Dateien unterschieden: die “index-html” Datei wird nach dem Nz3 Titel benannt.
    Um ein Online Paket mit nur einem Mz3 Titel zu erstellen, wird der onlinePackage Ordner gelöscht und der gewünschte Mz3Titel neu als Online Package publiziert.
    Hinweis: Zusätzlich zu der Indexdatei mit dem Name des Mz3 Titels wird auch eine Index-Datei mit dem festen Namen “_index.html” erstellt. Der zuletzt publizierte Mz3 Titel überschreibt dabei eine eventuell vorhandene ältere Datei. Diese Datei kann dann in “index.html” umbenannt werden. Der zugehörige Mz3 Titel wird dann auch ohne Angabe von index.html angezeigt; es reicht, die URL der Domain einzugeben.

Die anderen Daen werden getrennt nach Mz3 Titel gespeichert: die “Elemente”, die den Seiten hinzugefügt werden sollen, die ZIP-Dateien für die Weitergabe als Offline Version, die eigentlichen Daten im offlinePackage Ordner..

Zusammenfassung: kombinierte Mz3 Titel

Ist diese “Logik” einmal verinnerlicht, sollte es recht einfach sein, die gewünschte Strategie umzusetzen und die Struktur an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Sollen Mz3 Titel gleich aussehen, kann das “kombinierte” Verfahren Vorteile bringen. Um alles transparent und “unter Kontrolle” zu halten, bietet sich die “getrennte Ablage” als Alternative an.

mz3Viewer: Welche Mz3 Titel werden wo gefunden?

mz3Viewer hilft bei der Anzeige von Mz3 Titeln, indem mz3 Dateien gesucht und in einer Liste präsentiert werden. Dabei müssen natürlich Kompromisse eingegangen werden, um trotz eines gewissen Komforts nicht zu lange auf Ergebnisse warten zu müssen.

Die aktuelle Strategie sieht folgendermaßen aus:

  • Alle Mz3 Titel im Ordner Dokumente/mz3Viewer werden gefunden
  • Alle Mz3 Titel in Unterordnern des Dokumente/mz3Viewer Ordners werden gefunden, wenn im Ordnernamen die Zeichenkombination “mz3” enthalten ist.
  • Alle Mz3 Titel, die sich in der Liste der letzten Ziel-Pfade (“Recent Destination”) von mz3Tool und mz3Demo befinden, werden gefunden

Zusätzlich merkt sich mz3Viewer alle Mz3 Titel, die per Drag&Drop bzw “Öffnen mit…” genutzt wurden.

Auch alle entpackten Mz3 Titel eines per Drag&Drop/ “Öffnen mit…” genutzten Offline Zip Pakets” werden aufgelistet, da sie im Dokumente/mz3Viewer Ordner entpackt werden.

Diese Strategien bieten großen Komfort und hohe Flexibilität.

Die Zeilen der Liste lassen sich jeweils sortieren, sodass schnell der zur Anzeige gewünschte Mz3 Titel gefunden wird.

Es riecht auch, nur einige Buchstaben des Namens eines Mz3 Titels anzugeben, und mz3Viewer zeigt den zuerst gefundenen Mz3 Titel an.

Wie können diese Listen verwaltet werden?

Sowohl mz3Viewer als auch mz3Tool helfen bei der Nutzung, indem Pfade gespeichert werden, die dann schnell wieder genutzt werden können.

  • In Fällen, wo die Liste zuviele nicht gewünschte Pfade enthält, kann diese in mz3Tool mit einem Klick auf den “Abfalleimer” gelöscht werden: purgeList
  • Falls der Pfad in der Liste ungültig ist, weil er umbenannt, gelöscht oder verschoben wurde, wird die entsprechende Zeile automatisch gelöscht; Selbstheilung sozusagen…

Außerdem kann mit “Bordmitteln” (den Tools des jeweiligen Betriebssystems) ein nicht mehr gewünschter Ordner gelöscht werden; auch ein _mz3Data Ordner. Der Ordner wird dann wieder neu erstellt und alle Daten können neu definiert/erzeugt werden. Das kann aber viel Arbeit bedeuten, und man sollte wissen was man tut und sicherheitshalber vorher ein Backup der Daten erstellen.

mz3Tool unterstützt dabei, indem relevante Ordner oft mit einem Knopfdruck geöffnet werden können, z.B. hier:

browseButtons

Kategorien: Allgemeines, Technisch, und Tipps & Tricks.